grip op compliance

Cultuur en gedragsrisico’s zijn van belang voor de performance van organisaties. Maar de vraag blijft: hoe pakken we die effectief aan? Het managen van gedragsrisico’s vraagt specifieke skills. Denk daarbij aan het bespreekbaar maken van dilemma’s en een vertaalslag maken van de gewenste verbeteringen in termen van gedrag. Maar ook integratie van het geleerde in de dagelijkse praktijk en het vertonen van het juiste voorbeeldgedrag. Dat IT-tools hierbij behulpzaam kunnen zijn, heeft zich inmiddels bij verschillende organisaties in de praktijk bewezen. Op die manier krijg je meer grip op compliance management.

KRITISCHE SUCCESFACTOREN VOOR COMPLIANCE MANAGEMENT

Houding en gedrag zijn cruciaal wanneer meer nodig is dan alleen het administratief volgen van procedures (‘check the box’). Zeker wanneer van mensen wordt verwacht om zelfstandig de juiste afwegingen en inschattingen te maken over wat juist is – en wat niet. Dat zij hun teamdoelen en geldende regelgeving kunnen verenigen in goede, uitlegbare besluiten en acties. Dat zij op de juiste manier omgaan met dilemma’s rondom bijvoorbeeld:

  • Integriteit
  • Veiligheid
  • Kwaliteit of
  • Klantbelang.

Houding en gedrag laten zich moeilijk vangen in een vastgelegd lineair control proces, waarbij aan de hand van afwijkingen eenvoudig ‘mechanisch’ kan worden bijgestuurd. Integendeel. Houding en gedrag is een dynamisch verschijnsel, juist ómdat de percepties en de contexten van mensen een grote rol spelen. Het zijn deze percepties en contexten die ons gedrag sturen.

Houding en gedrag is een dynamisch verschijnsel, juist ómdat de percepties en de contexten van mensen een grote rol spelen.

TE WEINIG GRIP OP HOUDING EN GEDRAGSRISICO’S

Een goede dialoog is één van de belangrijkste middelen om percepties en contexten te achterhalen en te veranderen. Een goede dialoog wordt gevoed door relevante feiten, liefst tot op team- en individueel niveau. In gesprekken over compliance wordt in de huidige praktijk gebruik gemaakt van geïsoleerd gemeten hard en soft controls. Het probleem is dat deze losse, veelal statische statische controls geen goede handvatten bieden om een echte oplossingsgerichte dialoog te voeren. Daardoor worden de vereiste – en gewenste niveaus van compliance niet gehaald en blijft het risico van non-compliant zijn groot.

Hoe ga je bijvoorbeeld met elkaar het verbetergesprek aan op basis van een auditrapport met een score van:

  • 100% op hercertificering van de teamleden
  • 90% op navolging van kwaliteitsprocedures
  • 80% op kwaliteitsbetrokkenheid en
  • 60% op onderlinge aanspreekbaarheid

… maar waarbij tegelijkertijd de klanttevredenheid maand na maand blijft dalen?

Compliance management

VERBETERGESPREK OP BASIS VAN SMART CONTROLS 

Hoe krijg je een solide grip op de ontwikkeling van gewenste houding en gedrag in relatie tot een te behalen norm? Daarvoor heb je goede, feitelijke feedback op houding en gedrag in relatie de operationele voortgang nodig. En dat lukt niet met geïsoleerde, statische soft- en hard controls. Maar het lukt wel met dynamische smart controls: dat zijn oorzaak-gevolg trends tussen groepjes van soft- en hard controls!

Daaruit kan bijvoorbeeld blijken dat er geen verband is tussen het volgen van kwaliteitsprocedures en klanttevredenheid, maar juist een sterk verband is tussen onderlinge aanspreekbaarheid en klanttevredenheid. Smart controls zijn fundamentele oorzaak-gevolg patronen tussen menselijke en operationele factoren: relevante en concrete stuurinformatie in relatie tot de voortgang ten opzichte van een te behalen norm.

SLAAGKANS VAN EEN COMPLIANCE INITIATIEF VERBETEREN

Hoe werkt dat nu in de praktijk? Met nieuwe digitale dialoogtechnieken is het mogelijk om als team houding en gedrag in relatie tot de voortgang op een compliance initiatief te volgen. Op een veilige, toegankelijke, intuïtieve manier met behulp van lerende algoritmes. Waarmee alle betrokkenen zoals managers, medewerkers en compliance officers overzicht en inzicht hebben in contexten en percepties. Juist dit onderlinge, trendmatige inzicht stimuleert een omgeving van respectvolle feedback. Omdat er feitelijke beelden worden verkregen en ‘goed’ en ‘fout’ in wezen niet bestaat.

Met smart controls kan de compliance management functie ervoor zorgen dat er in de organisatie een continue, op feiten gebaseerde en oplossingsgerichte dialoog over richtlijnen en standaarden kan plaatsvinden. Zo wordt de gewenste houding en gedrag gestimuleerd en geborgd.

Wil je meer weten over hoe je succesvol grip krijgt bij organisatieveranderingen?
Download dan nu het whitepaper: Hoe krijg je beter grip op snelheid en slaagkans van veranderinitiatieven?

SENTENSOR Whitepaper compliance management