Grip op effectieve samenwerking tussen medewerkers via gebundelde business apps.

  1. Gebundelde business apps: nog steeds onderbenut bij digitale samenwerking

In veel organisaties blijft het daadwerkelijke gebruik van gebundelde apps – zoals Oracle, Salesforce, SAP en Microsoft Dynamics365 – aanzienlijk achter bij het aantal aangeschafte licenties. Niet alleen bij het meer geavanceerde gebruik, zoals toepassing voor interactie met klanten en partners of voor business intelligence, maar juist ook bij basisgebruik, zoals document- of workflow management. Deze onderbenutting was ook al duidelijk voor Covid, maar door de radicaal nieuwe omstandigheden komt deze uitdaging nu scherper in beeld. Als we kijken naar app-loyaliteit – hoeveel gebruikers wekelijks de zakelijke apps gebruiken – kan het verschil tussen de 25% meest intensieve gebruikers en de gemiddelde gebruiker in een doorsnee organisatie maar liefst 55% bedragen. En als we meten hoe intensief een gebruiker een app gebruikt, kan het verschil tussen een gemiddelde gebruiker en de intensieve gebruikers oplopen tot wel 75%. Deze cijfers suggereren een aanzienlijke ruimte voor verbetering van samenwerking via gebundelde apps.

  1. Psychologie van medewerkers als app gebruikers

Als we dit willen verklaren, moeten we kijken naar de psychologie van de medewerker als gebruiker: de overtuiging, bereidheid en motivatie die een medewerker heeft om de apps te gebruiken als een samenwerkingsinstrument om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Dus dat je in plaats van je klantupdate via email verzendt of op andere manieren post – als dat op dat moment handiger lijkt – je informatie deelt via de juiste app op een voor iedereen logische manier, omdat dit in het beste belang is van de gemeenschappelijke doelen van de groep. Dit bewustzijn, en overtuiging van het nut en eigen kunnen wordt ook wel de mindset van de gebruiker genoemd. Deze mindset bepaalt het gedrag en dus het daadwerkelijke, gezamenlijke gebruik van een gebundelde app.

 

  1. Het meten van gebruiker mindsets

Met moderne technieken, zoals clusteranalyse van gesprekken, kunnen we mindsets van gebruikers geautomatiseerd meten. Dat werkt als volgt. Een chatbot voert met elke gebruiker korte gesprekken over het waarom, hoe en wat van de samenwerking en de gemeenschappelijke doelen in relatie tot nut en het gebruiksgemak van gebundelde apps. Een algoritme zoekt naar patronen in de gesprekken en relateert deze patronen meteen ook aan data over het gebruik van de apps. Op deze manier kun je binnen een groep gebruikers niet alleen de individuele gebruiker-mindsets meten maar ook de mate van overeenstemming tussen de mindsets, en juist die overeenkomst koppelen aan het gebruik van gebundelde apps binnen een samenwerking.

  1. Hoe meer overeenstemming in gebruiker-mindsets (Persona) hoe beter app-gebruik

Gebruikers die qua mindset in hoge mate overeenstemmen kunnen we groeperen tot duidelijke Persona’s. Gebruikers met minder onderlinge overeenstemming hebben ook geen duidelijke Persona. Deze laatste groepen hebben geen collectieve mindset die hen als groep onderscheidt van de rest – ze hebben verschillende gedachten over het gebruik van apps in relatie tot het doel en de voortgang van de samenwerking. Het blijkt dat groepen gebruikers zonder duidelijke Persona significant lager scoren op loyaal en intensief gebruik van gebundelde apps. Met andere woorden, ze maken relatief weinig gebruik van de beschikbare apps om hun gemeenschappelijke doelen te bereiken. Groepen met een meer overeenstemmende mindset laten op dit punt significant hogere gebruiksscores zien.

  1. Werken met Persona’s in organisaties stimuleert samenwerking via gebundelde apps

Het meten van de mindsets van gebruikers levert resultaten op die kunnen worden gebruikt om enerzijds te leren van teams die voorop lopen in digitale samenwerking en anderzijds om achterblijvende teams te versnellen. Dit werkt het meest effectief in een twee-staps aanpak, face-to-face of online. Ten eerste, teamleden empathie op basis van hun eigen Persona in relatie tot de team Persona’s. Dit vergroot hun begrip en gevoel van urgentie. Ze handelen vervolgens op basis van drie prioriteiten die zijn berekend op basis van het team Persona’s. Metingen laten zien dat een kleine verbetering in de afstemming van team-mindsets kan resulteren in een significante verbetering van het gebruik van gebundelde apps:

5% meer alignment in gebruiker-mindset levert typisch 3-8% meer app-loyaliteit en 8-15% meer app gebruiksintensiteit.
  1. Samenvatting

Ineffectief gebruik van gebundelde apps is meestal niet te wijten aan een gebrek aan kennis over het daadwerkelijke gebruik van de oplossing, maar aan een gebrek aan een gedeelde mindset over het doel van de oplossing. Hierdoor is er een gebrek aan motivatie en bereidheid om de apps te gebruiken waarvoor ze uiteindelijk bedoeld zijn: een afgestemd, betrouwbaar en effectief samenwerkingsproces waarmee de organisatie als geheel kan groeien. Met slimme software kun je de mate van alignment tussen gebruiker-mindsets meten, en dit vervolgens inzetten om gebruikers op één lijn te brengen over de bedoeling en het juiste gebruik van de apps in de context van hun gemeenschappelijke doelen.

Nieuwsgierig hoe dit in de praktijk werkt?

Wil je liever kennismaken of een afspraak maken voor een demo?

Over Sentensor: